Vestlesin hiljuti lähedase inimesega, kes oli töö otsingul ja ühe käimasoleva konkursi tõttu ärevas meeleolus. Peale edukalt läbitud vestlust ja testimisi ei olnud ta lubatud kahe nädala jooksul vastust saanud – kas talle tehakse tööpakkumise või mitte? Kokkulepitud ajast oli möödunud juba nädal. Sain aru, et inimene on vastust oodates oma peas genereerinud mõtteid, mis olid liikunud pigem negatiivse tulemuse suunas. Ta oli tõeliselt teadmatuses ja mures. Teadmatus on aga inimese jaoks üks suuremaid stressiallikaid ning seetõttu oli tema ärevus igati mõistetav. Värbamise eest vastutaja ei olnud suutnud oma lubadusest kinni pidada.

Igapäevaselt värbamisi läbi viies ma tean, kui olulised on konkreetsed kokkulepped ja kommunikatsioon kogu värbamisprotsessi jooksul (ja ka peale seda) ning seda kõikide osapoolte vahel. Lähtun sellest teadmisest iga päev. See minuga jagatud kandideerimiskogemus näitas, et on veel siiski värbajaid, personalitöötajaid ja juhte, kelle jaoks ei ole mõistetav, kui oluline on iga infokild ning kokkulepitud ajal lubatud vastus kandidaadile. Iga kandidaadi taga, kellele me midagi lubame, on inimene oma tunnete, vajaduste ja hirmudega. Ka vahepeal jagatud info, et konkurss teatud põhjustel pikeneb, on info, mis aitab inimesel pikema ootamise ajaga toime tulla, sellega oma tegemistes arvestada. Vähesed inimesed kandideerivad konkursil nii öelda igaks juhuks, reeglina on kandideerimise taga reaalne vajadus leida töö ja saada sissetulek.

Arvesta värbamisele kuluvate ressurssidega

Kui Sina oled ettevõttes inimene, kes vastutab värbamise eest või Sul on võimaluse sel teemal kaasa rääkida,  on oluline, et mõtled eelnevalt läbi  kõik olemasolevad ressursid, et olla objektiivne  – Sinu enda aeg, protsessi kaasatud otsustajad ja kolleegid (nende aeg, puhkused ja lähetused jms). Nii Sa saad panna paika konkreetse ajakava koos planeeritud tegevustega. Sel juhul ei tule üllatusena, et keegi vajalikest otsustajatest/osapooltest läheb ootamatult puhkusele või ei ole tema kalendris juhuslikult aega enne ülejärgmist kuud. Tean, et ettevõtetes on otsustamisprotsess vahel pikk ja keeruline ning otsuste tegemine võtab aega. Arusaadav. Samas saab värbamist planeerides enamasti (ootamatusi tuleb ikka ette) kõiki neid asjaolusid arvesse võtta. Ressursside kaardistamine annab ka Sinule endale pildi sellest, mida ja millal Sul on võimalik kandidaadile kommunikeerida/jagada.

Astu värbamisprotsessis kandidaadi kingadesse

Kui inimene on oma CV ettevõttesse saatnud, siis on ta väljendanud oma soovi just teie ettevõttesse tööle asuda. Tal on õigustatud ootus oma sooviavaldusele vastus saada. Kas siis eitav või jaatav vastus ent ta ootab vastust. Ma ei räägi siinkohal töökuulutusest, kus on kirjas, et kontakti võetakse ainult sobivate kandidaatidega. See on eraldi teema ja seda eriti tänases tööjõu nappuse olukorras tööturul. Kui värbamisprotsessis on paika pandud kindlad etapid ja tegevused, on Sinul värbajana/ettevõtte esindajana võimalik seda infot ka kandidaadile jagada.

Kui kandidaat osaleb esimesel (tihti on see ainuke) intervjuul, siis on mõistlik talle kohtumise käigus anda ülevaade, kuidas antud konkurss edasi kulgeb – millised on järgmised planeeritavad sammud ja orienteeruv ajakava. Mis aja jooksul või millisel kuupäeval inimene teie vastust (sh ka eitavat vastust) oodata võib. Oluline on teada anda, kas kandidaat saab vastuse kirjalikult või telefoni teel. Sel juhul teab inimene arvestada, kuidas olla valmis infot vastu võtma. Igal ajahetkel ja igas olukorras ei ole inimesel võimalik telefonikõnedele vastata ja e-posti ei pruugi inimene igapäevaselt jälgida.

Juhul, kui inimene on teile sobiv ja konkurss jätkub, siis anna talle teada, millised on järgnevad etapid – teine intervjuu, kohtumine meeskonnaga,  kodutöö jms. See annab kandidaadile võimaluse arvestada, kas tal on aega ning motivatsiooni panustada intensiivsele ja pikale ajaperioodile planeeritud kandideerimisprotsessile. Ühest küljest annab selge kommunikatsioon kandidaadile võimaluse arvestada enda ajaressursiga. Teisest küljest, annab kandidaadi käitumine Sulle kui värbajale infot, kuivõrd suur huvi kandidaadil teie ettevõtte vastu tegelikult on. Kolmandaks näitab see teie, kui võimaliku uue tööandja, suhtumist töötajasse ning ettevõtte väärtuste kogumit tervikuna. Paratamatult peegeldab kandideerimiskogemus, kommunikatsioon, vastuse saamine või mitte saamine lubatud ajal, ettevõttes toimuvat ning sealset töökultuuri protsessis osalevale kandidaadile. Ei ole harvad juhud, kus kandidaat kujundab värbamisel saadud kogemuse põhjal enda jaoks pildi tulevasest tööandjast. Seepärast ongi mainekamad need ettevõtted, kes suudavad oma protsesse hallata ja kes ei räägi ainult, et meil tehakse asju nii vaid kokkulepetest peetakse päriselt kinni.

Kokkulepe ja sellest kinnipidamine = arvestatav rahaline kokkuhoid

Mitmed erialased uuringud viitavad, et värbamisprotsessis osalemine tekitab inimesele suurt stressi. Kandideerija jaoks on palju kaalul. Konkreetsed kokkulepped ja asjakohase info jagamine võtab protsessis pingeid maha nii kandidaadil kui ka värbajal endal.  Kui kandidaadile jagatakse asjakohast infot kokkulepitud ajal, kogeb inimene, et ka tema aega ja panust värbamisprotsessis osatakse hinnata.  See loob positiivset kandidaadikogemust, mida inimene on valmis positiivses võtmes oma sõprade – tuttavate seas jagama. Meie, värbajad (värbamisteenust pakkuvad) kuuleme igapäevaselt väga erinevaid lugusid kandideerimiskogemustest ja erinevatest ettevõtetest. Ilmselt ei ole ka see uudis, et halba kogemust jagatakse 10 korda rohkem kui positiivset. Kokkuvõtvalt saan öelda, et hästi planeeritud ja kandidaati väärtustav värbamisprotsess hoiab kokku nii ettevõtte värbamiskulusid kui ka turundusele tehtavaid kulusid. Lisaks sellele kujundab Sinu ettevõtte jaoks vajalikku hea tööandja mainet, kuhu soovitakse tööle tulla ja kust lahkutakse tööandjat hea sõnaga meenutades ning kogemuse eest tänulik olles.